업무력? 업무력이라는 단어가 아주 생소할 것입니다. 왜냐하면 제가 만든 단어이기 때문입니다.
실제 회사 생활에서 상사나 부하직원이 자신의 맡은 일을 제대로 하고, 의사소통을 올바로 하는 방법을 "리더십"이라고 하기에도 그렇고 역량, 능력이라고 표현하기에도 느낌이 전혀 오지 않던차에 "업무력"이라는 단어가 제가 생각한 상사와 부하직원이 업무시에 가져야 할 태도와 능력을 모두 표현할 수 있는 단어라고 생각이 들었습니다. 회사 생활을 하다 보면 억울할 때도 많고 답답할 때도 많을 것입니다.
부하직원 입장에서는
"왜 저 상사는 지시를 저따위로 하지? "
"능력도 없으면서 상사질이야! "
"내 목에서 피만 빨아먹는 놈"
이라고 상사를 욕하시는 분들이 정말 많으실 겁니다. 이직사유를 살펴보면 상사와의 관계를 회복할 수 없어 이직하는 경우가 통계적으로도 상위에 랭크되어 있습니다.
회사 생활을 하다 보면 상사 입장에서는
"시킨 것도 제대로 못하고, 일 시킨 지가 언젠데 어떻게 진행되는지 보고도 안 하고"
" 지가 뭔데 독단적으로 일 처리하는 거야? "
" 시킨 것만 하지 말고 일 좀 찾아서 하면 안 돼?"
등 부하직원에 대한 불신, 불만이 높아지게 됩니다. 왜 그럴까요? 회사 문밖에 나서면 다들 좋은 친구, 좋은 아빠/엄마인데 회사 안에서는 왜 서로 못 잡아먹어서 안달일까요?
그 이유는 서로의 현 위치에 대한 이해를 잘하지 못하기 때문입니다. 부하직원 입장에서는 상사 입장을 당연히 모릅니다. 왜냐하면 부하직원은 상사가 되 본 적이 없거나 있다 한들 이제 신참내기 1명이나 2명을 관리해 본 경험이 다 이기 때문일 것입니다. 상사들은 부하직원들의 입장을 모르는 바는 아닙니다. 이미 부하로서의 업무를 경험해 보았고, 그들이 어떤 상황인지 어떤 생각을 갖고 있는지 알고 있습니다. 다만 바빠도 너무 바쁩니다. 이해할 겨를이 별로 없습니다. 자기에게 주어진 일을 치우는 데만도 숨이 벅찹니다. 그러다 보면 어느새 자기를 이해해 주는 팀원이 하나도 없다고 이기적인 푸념을 늘어놓게 됩니다.
그렇다면 한번 각자의 상황을 정리해 봅시다.
일단 부하직원 입장에서는 잘 모르는 상사의 현황을 객관적으로 그려보겠습니다.
(1) 상사 (팀장)
1) 하루에 중요메일이 기본 100 통이다. 중요하지 않은 메일까지 하면 150 통, 200 통도 더 된다.
2) 미팅에 치인다. 대표이사 미팅, 임원 미팅, 팀장들 미팅, 팀 미팅, 외부업체 미팅 등등등.
3) 팀 성과의 모든 화살이 내게로 날아온다. 다 내가 잘못한 거냐고!?
4) 내게 떨어지는 프로젝트는 일주일에 한 건 이상은 되는 것 같다.
5) 임원에게, 대표이사에게 보고서를 만들다 보면 하루가 다 간다. 보고서가 내 업무의 다인 것 같다.
6) 경영진의 지시 기한은 항상 ASAP (As Soon As Possible)이다. 성격이 더럽게 급하다.
7) 팀원들의 보고는 느리고 불명확하고 방향성이 틀렸다. 왜들 그럴까?
(2) 부하직원
1) 상사는 "이거 좀 확인해 봐" 하고 확인만 해주면 불같이 화낸다. 왜 그럴까?
2) 보고를 하려면, 다른 팀과 미팅, 내부 미팅, 통계 확인 등 일주일 이상 걸리는데 퇴근 전에 보고하랜다. 레알?
3) 하란대로 보고서를 만들었는데 또 틀렸단다. 도대체 당신의 진심은 무엇일까?
4) 하란대로 보고서를 만들었는데 또 고치랜다. 도대체 당신의 욕심은 어디까지인가?
5) 보고서를 고치다 고치다 최종 결재 난 것 보면, 처음에 보고한 것과 똑같다. 왜 고쳤을까?
6) 밤을 세워서 일을 하고, 밥 안 먹고 일을 해도 상사는 또 일을 던진다. 쟤는 나를 노예로 아나?
예를 든 것이지만 아마도 많은 부분에 공감하실 것입니다. (공감 안 되는 부분도 있을 수 있습니다.)
이렇게 두 사람 간의 입장 차이는 상당히 큽니다.
일단 부하직원은 상사의 현 상태를 잘 모릅니다. 상사의 메일통을 볼 수 있는 것도 아니며, 부하직원들은 임원이나 대표이사와 직접적으로 대면할 기회가 많지 않습니다. 그래서 경영진에게 받는 압박감이 얼마나 큰지 모릅니다. 그리고 내부보고가 얼마나 중요한지 그 양이 얼마나 많은지도 모릅니다. 당연히 부하직원은 상사의 입장을 잘 모릅니다. 상사들은 이런 부하직원들의 보는 시각이 좁을 수밖에 없는 것을 인정해야 합니다. 능력의 차이가 아닙니다. 정보 양의 차이입니다. 부하직원들은 상사보다 능력이 떨어지는 것이 아니라 회사 내부에서 얻을 수 있는 정보 양과 가치가 상사보다는 떨어질 수밖에 없습니다.
상사는 이런 부분을 알고 가야 합니다. 개구리가 올챙이 적 생각하지 못한다면, 부하직원들과 의사소통이 제대로 이뤄질 수가 없습니다.
스스로 알아서 상사의 입장을 잘 이해하고 업무를 완벽히 거드는 부하 직원은 없다고 보는 것이 맞습니다. 상사가 돼 보지 않은 이상 상사의 마음을 알 턱이 없습니다. 아기를 낳아야 엄마의 마음을 알 수 있지, 아기를 직접 낳거나 키워보지 않고 엄마의 마음을 알 턱이 없는 것과 같은 이치입니다.
그렇기에 상사가 부하직원과 어떻게 의사소통을 하느냐가 제일 중요합니다. 자신의 업무범위가 어떻게 되며, 자신의 업무량이 어느 정도 되는지, 자신의 팀이 나아가야 하는 방향과 목표 설정 등에 대한 거시적인 사항부터 미시적인 사항까지 의사소통을 하는 방법을 잘 정해야 합니다. 워낙 일이 많은 상사 자리인데 구체적인 프로세스를 짜두지 않고 일을 하게 되면 팀 업무들이 산으로 가게 되고, 팀 분위기가 망가지기 시작합니다.
상사의 업무력을 늘리는 방법
그렇다면 슈퍼 파워를 가진 상사가 되기 위한 실제적인 업무력을 알아보겠습니다.
1. 메일 및 파일 분류부터 프로세싱해라.
팀장이 된 순간 중요메일은 여러 곳으로부터 옵니다. 대표이사, 타 팀 임원, 우리 팀 임원, 부하직원 보고, 관련부서 메일, 외부업체 메일 등등 수도 없는 메일이 산더미같이 쌓입니다. 이틀만 방치해도 무엇부터 읽어봐야 하는지 알 수가 없습니다. 파일 자료도 마찬가지입니다. 제일 먼저 해야 할 일은 메일 및 파일 카테고리를 정확히 지정하고 그에 맞는 세심한 분류가 필요합니다.
먼저 저는 해당주체별로 폴더를 만듭니다. 그래야 주체별로 재확인 요청이 들어오면 그 사람의 폴더에 가면 바로 알 수가 있기 때문입니다.
해당주체별로 메일 및 파일을 분류하고 나서는 복사해서 업무별 분류폴더에도 넣습니다. 같은 메일과 파일을 업무 분류 폴더에도 중복적으로 넣어 놓는 이유는 보고 지시가 갑자기 떨어지거나 급한 상황이 닥쳤을 때, 관련 메일을 찾는데 허둥지둥 대지 않기 위해서입니다. 분명 있던 메일이나 자료가 급할 때는 보이지 않는 경우가 있기 때문입니다. 같은 파일을 복사해서 주체별-업무별로 폴더에 각각 넣어두면 어느 상황에서도 자료를 찾기가 쉬워집니다. 임원진이 인사교육과 관련된 자료를 찾는다면, 인사교육담당자 폴더나 인사교육자료 폴더 중에는 자료가 있을 것이기 때문입니다.
저는 보통 출근 시간 1시간 전~30분 전에 출근하여 그 전날 온 메일을 상기 방식으로 모두 분류합니다. 다 읽어보면서 분류하려고 하면 진이 빠집니다. 그래서 일단 메일을 열어보기 전에 분류를 먼저 합니다.
예를 들어 인사팀이라고 하면
인사팀 밑에 이안, 노아, 줄리아, 에리카, 진 등 팀원 이름 폴더를 만듭니다. 그리고 만일 노아에게 메일이 왔다고 하면 노아 폴더에 메일을 넣어 둡니다.
이 방식을 사용하면 메일을 아예 놓치는 경우가 없습니다. 시간이 없어 읽어보지 못했더라도 다음에 쉽게 메일을 찾아볼 수 있습니다.
2. 메일 첨부파일을 항상 확인해라.
바쁘다 보면 메일 온 내용만 보는 경우가 있습니다. 첨부파일이 더 중요한 내용을 담고 있는데도 말이죠. 메일 확인 시 꼭 첨부파일을 확인하세요.
3. 팀원 보고는 정말 중요하다.
팀원이 보낸 보고 사항이나 보고 메일은 우선순위로 두시기 바랍니다. 팀원이 보낸 메일은 자신이 시킨 업무 거나 경영진이 시킨 일을 팀원에게 지시한 사항일 가능성이 크기 때문입니다. 팀원이 열심히 밤을 세워서 메일로 보고 드렸는데 다음날 저녁까지도 팀장이 그 메일을 확인조차 하지 않는다면 팀원 입장에서는 일을 하기가 정말 싫어질 것입니다. 팀원의 메일을 우선순위에 두는 것은 팀의 동기부여에도 상당히 중요한 것입니다. 메일의 1순위가 경영진 메일이라면, 2순위는 팀원 메일입니다. 잊지 마십시오.
4. 포켓용 수첩과 수첩 링에 꽂을 수 있는 작은 펜을 준비하고 항상 메모하자.
수첩이 들고 다니기 크면 중요 사항을 급히 적을 때 손에 없는 경우가 많고, 그리고 수첩이 있어도 펜이 없으면 적을 수가 없죠. 메일 확인시해도, 미팅 시에도, 업무 중에도 핵심 사항으로 보이거나 떠오르는 것은 바로바로 수첩에 기재하세요. 수첩이 당신의 기억을 대신해 줄 것입니다.
5. 업무 순위를 정해라.
먼저 처리해야 할 업무 순위를 정리해야 합니다.
미국 34대 대통령 Dwight Eisenhower의 생산성(능률) 향상을 위한 순서 (우선순위)를 아래와 같이 정했습니다.
1) Urgent and important (tasks you will do immediately).
긴급하거나 중요한 것 (즉시해야 하는 것)
2) Important, but not urgent (tasks you will schedule to do later).
중요하나 긴급하지 않은 것 (스케줄을 짤 수 있는 것)
3) Urgent, but not important (tasks you will delegate to someone else).
긴급하나 중요하지 않은 것 (남에게 위임할 수 있는 업무)
4) Neither urgent nor important (tasks that you will eliminate)
긴급하지도 중요하지도 않은 것 (없애야 하는 업무)
저는 일 처리 시 순서를 약간 바꿨습니다. 1)->3)->2)->4) 순으로 말입니다. 왜냐하면 Urgent 한 일은 바로 판단이 가능하지만 Important 여부는 제가 마음대로 판단할 수 없는 사항이기 때문입니다. 그래서 경영진이 바로 확인하라고 한 거나 지시한 사항은 Urgent 한 것으로 우선순위에 두어 제가 직접 처리하거나 부하직원에게 위임하여 빠르게 처리될 수 있도록 합니다. 그리고 기한이 걸리는 것은 2) 번인지 여부를 경영진에게 확인 후 경영진과 협의하여 기한을 정하고 중간중간 진행과정을 보고 하는 방식으로 합니다.
6. 업무 지시는 명확히 해라.
바쁘다 보면 업무 지시는 불명확하거나 업무 수행 방향성을 지정하지 않거나, 부하직원의 업무 역량을 벗어난 것을 지시할 때가 많습니다. 이런 지시가 정말 팀 분위기를 망치는 가장 최악의 행동 중 하나입니다. 상기 1번부터 6번까지 자신의 업무를 잘 프로세싱하면 어느 정도의 시간을 확보할 수 있습니다. 이렇게 확보된 시간 중 일부를 업무 지시를 명확히 하는데 신경 쓰세요.
업무 지시는
1) 배경
2) 목적
3) 권한과 책임의 범위 (프로젝트 주인인지 상사의 지원 역할 여부 명확히)
4) 기한
5) 내용
6) 지시자가 지원해 줄 수 있는 사항
7) 조사 방법
을 어느 정도 명확히 해주어야 합니다. 지시자도 일부 불명확한 부분이 있다면, 그 부분에 대해 추후 추가적인 설명을 해주어야 팀원도 분명하게 동기가 부여될 것입니다. 그리고 그 업무를 하게 되는 경우, 그 일의 프로젝트 매니저인지 아니면 상사의 지원 역할인지를 명확히 해야 합니다. 그렇지 않는다면 차후에 팀원은 자기 주도하에 프로젝트를 다 하였는데 팀장이 자기의 공로를 빼앗었다고 생각할 가능성이 높기 때문입니다. 그리고 자신만의 보고서 스타일이나 양식이 있다면 부하직원에게 정확히 알려주세요. 상사가 좋아하는 보고서 스타일을 먼저 알려준 후 보고서를 만드는 경우와, 알려주지 않고 만들어진 보고서에 대해 계속 수정을 요구하는 경우 부하직원의 업무의욕과 능률 차이가 엄청납니다.
7. 팀원의 공로를 명확히 해라.
그 업무가 팀원의 전문영역이고 팀원이 거의 모든 일을 다 해야 하는 것이라면 그 공로를 팀원에게 돌려주어야 합니다. 공로를 인정받은 팀원은 향후 자신이 맡은 프로젝트에 주인의식을 가지고 열심히 일할 것이며, 그렇지 못한 팀원은 소극적으로 시킨 업무만 간신히 해낼 것입니다. 팀의 동기부여 여부는 상사에게 달려 있습니다.
부하직원의 업무력을 늘리는 방법
그렇다면 부하직원의 슈퍼파워 업무력에 대해 간단히 알아보겠습니다.
1. 지시사항을 다시 확인해라.
상사의 지시가 불명확하거나 그 내용을 잘 모를 때가 있습니다. 그런데 상사가 무서워 아니면 자신이 바보처럼 비치지 않기 위해 잘 모르면서도 "예. 알겠습니다."을 말하는 경우가 있지요. 가장 최악입니다. 상사는 그럼 부하직원이 자신이 지시 사항을 잘 이해한 것으로 생각하게 됩니다. 이후 엉뚱한 보고서를 상사에게 올리면 상사는 정말 속이 탑니다. 제발 이런 우를 범하지 마세요.
지시사항이 불명확 거나 잘 모르겠다면 욕먹어도 물으세요.
1) 기한이 언제까지인지 (Urgent 여부)
2) 어떤 내용을 확인해야 하는지
3) 자신이 보고서를 만들 때 지원받아야 하는 사항들이 무엇인지
4) 보고서의 방향성
등을 상사에게 바로 확인하고 즉시 메모하세요. 일로 인정받는 첫걸음 중에 하나입니다.
2. 자신의 능력 밖이면 바로 이야기해라.
위임받은 업무가 자신의 능력 밖이면 상사에게 바로 이야기를 해야 합니다. 한다고 해놓고 나중에 그 일을 하지 못하게 되었을 때 팀이 받는 불이익이 어느 정도인지는 아무도 상상할 수가 없는 게 회사 생활입니다. 그리고 그 업무를 할 수 없게 된 이유를 바로 알아야 상사가 다른 팀원을 그 업무에 더 추가할지, 직접 지원할 사항들이 없는지를 바로바로 체크할 수 있게 됩니다. 제발 능력 밖인데도 말하지 않고 꿍하니 일을 가지고 있지 마세요.
3. 아무리 작은 부분이라도 확인하고 또 확인해라.
회사 생활을 하다 보면 정말 작은 부분이라고 생각했던 것이 엄청나게 커져서 자신의 평판에 어마무시한 영향을 끼치게 되는 경우를 한 번씩은 경험했을 것입니다. 아무리 사소한 것이라도 확인하고 또 확인하세요. 그래도 놓치는 부분들이 발생하지만, 나중에 일이 커진다고 해도 대응하실 수 있을 것입니다.
4. 상시 보고, 중간보고
어떤 프로젝트나 일을 지시받은 경우, 사소한 것이라도 진행상황을 매일 보고하세요. 상사가 매일 보고할 필요가 없다고 말한다면, 그때서야 중요사항들이 진척될 때 진행상황을 보고하세요. 아무리 작은 것이라도 보고하는 것만큼 상사의 인정을 빨리 받는 것이 없습니다. 이것은 업무의 "투명성"과 "신뢰성", "성실성"과 관계 깊기 때문에 상시 보고, 중간보고를 잘하는 사람들은 회사에서 능력을 높게 쳐 줄 수밖에 없습니다.
5. 질문하고 또 질문하세요.
궁금한 사항이 있거나 일을 어떻게 진행될지 막히거나, 방향성을 잘 모르겠거나 하면 상사에게 수시로 질문하세요. 상사가 임원 보고나 경영진 미팅에서 깨지고 왔을 때 질문을 막 하면 분위기가 안 좋아지겠지만, 질문을 자주 한다는 것 자체는 절대 자신의 능력치를 낮추는 행동이 아닙니다. 오히려 질문 덕택에 상사가 원하는 방향을 잘 파악하여 보고서를 잘 만들 수 있게 되고, 상사가 가지고 있는 업무 능력을 배울 수 있습니다. 상사 또한 질문이 많은 팀원이 능력이 떨어진다고 생각하기보다는 "저 친구 의욕이 좋은데?" 또는 "배우려는 자세가 좋아"라고 인정하게 됩니다. 질문한다고 타박을 주는 상사가 있을 수 있습니다. 그래도 모르거나 명확하지 않은 부분은 반드시 질문하세요. 상사가 당신에게 그것도 모르냐며 질책을 해도 상사의 눈을 똑바로 쳐다보며 당당하게 질문하세요. 질문하지 않고 엉뚱하게 일을 처리하는 경우가 자신의 업무능력을 의심받고 팀성과에 큰 타격을 줄 수 있습니다.
6. 일을 멋대로 진행하지 말고 보고하고 승인받은 후 진행해라.
일을 하다 보면 정말 사소하다고 생각되는 부분도 있을 것이고, 내 권한 범위 내에서 즉시 처리하는 것이 좋다고 여겨지는 것들도 있을 것입니다. 그런데 상사 입장에서는 그러한 부분들이 자기에게 알리지 않고 보고도 되지 않은 채 결정된 사항이 나중에 상사 책임으로 역으로 돌아가는 경우가 더러 있습니다. 이 부분은 정말 중요한 부분입니다. 상사에게 말하지 않고 일을 처리하지 마세요. 만일 그렇다고 하더라도 사후 보고는 반드시 하세요. 상사가 알고 있는 것과 모르고 있는 것은 큰 차이가 있습니다. 그리고 상사 모르게 일을 처리하는 것은 어찌 보면 부하직원이 상사를 배신할 수도 있다는 염려를 상사에게 심어줄 수도 있습니다.
7. 보고는 결론부터 말하고 근거는 6하 원칙을 토대로 이야기해라.
부하직원들의 보고를 듣고 있자면, 많은 내용을 정말 깔끔하게 군더더기 없이 5분 이내 보고하는 직원이 있는가 하면, 별 내용 없는 것인데도 10분을 들어도 무슨 내용인지 알 수 없는 보고를 하는 직원이 있기도 합니다.
보고가 깔끔한 직원은 아래와 같이 보고합니다.
1) 결론부터 말합니다. (저번 지시한 사항에 대해 결론은 이렇습니다. )
2) 이유와 근거도 명확히 1번, 2번, 3번으로 짧게 정리해서 말합니다.
3) 이유와 근거의 상세내용을 다음으로 이야기합니다. (이때부터가 좀 길게 이야기하는 것입니다.)
보통 명석한 상사나 경영진이라면 1번, 2번만 듣고도 OK를 이야기합니다. 시간이 정말 없기 때문에 그렇기도 하지만 이미 많은 경험이 있고, 상세내용은 보고서 내용을 추후에 확인하면 되기 때문입니다. 그들의 시간은 "금"입니다. 주절이 말하는 것을 다 듣고 있을 시간이 없습니다. 보고는 결론부터 간단, 명확히 하는 것이 필요합니다.
8. 자신의 생각과 스타일을 고집하지 마라.
업무에 대해 이야기를 하다 보면 기어코 자신의 생각과 스타일만을 고집하는 직원들이 있습니다. 자신이 전문가라고 생각해서 그러는 부분도 있다고 인정하지만, 다르게 생각하면 상사를 자신보다 능력이 떨어진다고 무시하는 것으로 상사가 받아들일 수도 있는 것입니다. 상당히 조심해야 하는 부분 중에 하나이죠. 분명 자신만의 스타일이나 신념, 생각이 중요합니다. 그러나 업무는 혼자만 하는 게 아닙니다. 특히 상사는 부하직원보다 더 많은 정보나 배경을 알고 있지만 부하직원에게 이야기할 수 없는 상황인 경우가 많이 있습니다. 부하직원은 상사보다 내부 정보량이 적은 것을 인정해야 합니다. 분명 상사가 원하는 바가 있다면 그런 사유가 있는 경우가 대부분일 것입니다. 그런 경우 상사와 부딪히지 말고 일단 상사의 방향성을 인정하고 업무를 시작하세요. 그런 다음 차근차근 질문하고 요청하면서 자신만의 스타일을 덧입히면 됩니다.
팀원들을 챙기며 일에 치이는 팀장분들이나 상사분들에게 불만이 많은 사원,대리분들애게 좋은 읽을 거리가 되었으면 하네요! 오늘도 업무하시느라 힘드셨을텐데 퇴근하시고 다 함께 맥주 한잔 어떠세요? 힘든 일들을 함께 나누고 서로가 서로를 위한다면 정말 활기찬 회사생활이 되겠죠?
업무력? 업무력이라는 단어가 아주 생소할 것입니다. 왜냐하면 제가 만든 단어이기 때문입니다.
실제 회사 생활에서 상사나 부하직원이 자신의 맡은 일을 제대로 하고, 의사소통을 올바로 하는 방법을 "리더십"이라고 하기에도 그렇고 역량, 능력이라고 표현하기에도 느낌이 전혀 오지 않던차에 "업무력"이라는 단어가 제가 생각한 상사와 부하직원이 업무시에 가져야 할 태도와 능력을 모두 표현할 수 있는 단어라고 생각이 들었습니다. 회사 생활을 하다 보면 억울할 때도 많고 답답할 때도 많을 것입니다.
부하직원 입장에서는
"왜 저 상사는 지시를 저따위로 하지? "
"능력도 없으면서 상사질이야! "
"내 목에서 피만 빨아먹는 놈"
이라고 상사를 욕하시는 분들이 정말 많으실 겁니다. 이직사유를 살펴보면 상사와의 관계를 회복할 수 없어 이직하는 경우가 통계적으로도 상위에 랭크되어 있습니다.
회사 생활을 하다 보면 상사 입장에서는
"시킨 것도 제대로 못하고, 일 시킨 지가 언젠데 어떻게 진행되는지 보고도 안 하고"
" 지가 뭔데 독단적으로 일 처리하는 거야? "
" 시킨 것만 하지 말고 일 좀 찾아서 하면 안 돼?"
등 부하직원에 대한 불신, 불만이 높아지게 됩니다. 왜 그럴까요? 회사 문밖에 나서면 다들 좋은 친구, 좋은 아빠/엄마인데 회사 안에서는 왜 서로 못 잡아먹어서 안달일까요?
그 이유는 서로의 현 위치에 대한 이해를 잘하지 못하기 때문입니다. 부하직원 입장에서는 상사 입장을 당연히 모릅니다. 왜냐하면 부하직원은 상사가 되 본 적이 없거나 있다 한들 이제 신참내기 1명이나 2명을 관리해 본 경험이 다 이기 때문일 것입니다. 상사들은 부하직원들의 입장을 모르는 바는 아닙니다. 이미 부하로서의 업무를 경험해 보았고, 그들이 어떤 상황인지 어떤 생각을 갖고 있는지 알고 있습니다. 다만 바빠도 너무 바쁩니다. 이해할 겨를이 별로 없습니다. 자기에게 주어진 일을 치우는 데만도 숨이 벅찹니다. 그러다 보면 어느새 자기를 이해해 주는 팀원이 하나도 없다고 이기적인 푸념을 늘어놓게 됩니다.
그렇다면 한번 각자의 상황을 정리해 봅시다.
일단 부하직원 입장에서는 잘 모르는 상사의 현황을 객관적으로 그려보겠습니다.
예를 든 것이지만 아마도 많은 부분에 공감하실 것입니다. (공감 안 되는 부분도 있을 수 있습니다.)
이렇게 두 사람 간의 입장 차이는 상당히 큽니다.
일단 부하직원은 상사의 현 상태를 잘 모릅니다. 상사의 메일통을 볼 수 있는 것도 아니며, 부하직원들은 임원이나 대표이사와 직접적으로 대면할 기회가 많지 않습니다. 그래서 경영진에게 받는 압박감이 얼마나 큰지 모릅니다. 그리고 내부보고가 얼마나 중요한지 그 양이 얼마나 많은지도 모릅니다. 당연히 부하직원은 상사의 입장을 잘 모릅니다. 상사들은 이런 부하직원들의 보는 시각이 좁을 수밖에 없는 것을 인정해야 합니다. 능력의 차이가 아닙니다. 정보 양의 차이입니다. 부하직원들은 상사보다 능력이 떨어지는 것이 아니라 회사 내부에서 얻을 수 있는 정보 양과 가치가 상사보다는 떨어질 수밖에 없습니다.
상사는 이런 부분을 알고 가야 합니다. 개구리가 올챙이 적 생각하지 못한다면, 부하직원들과 의사소통이 제대로 이뤄질 수가 없습니다.
스스로 알아서 상사의 입장을 잘 이해하고 업무를 완벽히 거드는 부하 직원은 없다고 보는 것이 맞습니다. 상사가 돼 보지 않은 이상 상사의 마음을 알 턱이 없습니다. 아기를 낳아야 엄마의 마음을 알 수 있지, 아기를 직접 낳거나 키워보지 않고 엄마의 마음을 알 턱이 없는 것과 같은 이치입니다.
그렇기에 상사가 부하직원과 어떻게 의사소통을 하느냐가 제일 중요합니다. 자신의 업무범위가 어떻게 되며, 자신의 업무량이 어느 정도 되는지, 자신의 팀이 나아가야 하는 방향과 목표 설정 등에 대한 거시적인 사항부터 미시적인 사항까지 의사소통을 하는 방법을 잘 정해야 합니다. 워낙 일이 많은 상사 자리인데 구체적인 프로세스를 짜두지 않고 일을 하게 되면 팀 업무들이 산으로 가게 되고, 팀 분위기가 망가지기 시작합니다.
상사의 업무력을 늘리는 방법
그렇다면 슈퍼 파워를 가진 상사가 되기 위한 실제적인 업무력을 알아보겠습니다.
1. 메일 및 파일 분류부터 프로세싱해라.
팀장이 된 순간 중요메일은 여러 곳으로부터 옵니다. 대표이사, 타 팀 임원, 우리 팀 임원, 부하직원 보고, 관련부서 메일, 외부업체 메일 등등 수도 없는 메일이 산더미같이 쌓입니다. 이틀만 방치해도 무엇부터 읽어봐야 하는지 알 수가 없습니다. 파일 자료도 마찬가지입니다. 제일 먼저 해야 할 일은 메일 및 파일 카테고리를 정확히 지정하고 그에 맞는 세심한 분류가 필요합니다.
먼저 저는 해당주체별로 폴더를 만듭니다. 그래야 주체별로 재확인 요청이 들어오면 그 사람의 폴더에 가면 바로 알 수가 있기 때문입니다.
해당주체별로 메일 및 파일을 분류하고 나서는 복사해서 업무별 분류폴더에도 넣습니다. 같은 메일과 파일을 업무 분류 폴더에도 중복적으로 넣어 놓는 이유는 보고 지시가 갑자기 떨어지거나 급한 상황이 닥쳤을 때, 관련 메일을 찾는데 허둥지둥 대지 않기 위해서입니다. 분명 있던 메일이나 자료가 급할 때는 보이지 않는 경우가 있기 때문입니다. 같은 파일을 복사해서 주체별-업무별로 폴더에 각각 넣어두면 어느 상황에서도 자료를 찾기가 쉬워집니다. 임원진이 인사교육과 관련된 자료를 찾는다면, 인사교육담당자 폴더나 인사교육자료 폴더 중에는 자료가 있을 것이기 때문입니다.
저는 보통 출근 시간 1시간 전~30분 전에 출근하여 그 전날 온 메일을 상기 방식으로 모두 분류합니다. 다 읽어보면서 분류하려고 하면 진이 빠집니다. 그래서 일단 메일을 열어보기 전에 분류를 먼저 합니다.
예를 들어 인사팀이라고 하면
이 방식을 사용하면 메일을 아예 놓치는 경우가 없습니다. 시간이 없어 읽어보지 못했더라도 다음에 쉽게 메일을 찾아볼 수 있습니다.
2. 메일 첨부파일을 항상 확인해라.
바쁘다 보면 메일 온 내용만 보는 경우가 있습니다. 첨부파일이 더 중요한 내용을 담고 있는데도 말이죠. 메일 확인 시 꼭 첨부파일을 확인하세요.
3. 팀원 보고는 정말 중요하다.
팀원이 보낸 보고 사항이나 보고 메일은 우선순위로 두시기 바랍니다. 팀원이 보낸 메일은 자신이 시킨 업무 거나 경영진이 시킨 일을 팀원에게 지시한 사항일 가능성이 크기 때문입니다. 팀원이 열심히 밤을 세워서 메일로 보고 드렸는데 다음날 저녁까지도 팀장이 그 메일을 확인조차 하지 않는다면 팀원 입장에서는 일을 하기가 정말 싫어질 것입니다. 팀원의 메일을 우선순위에 두는 것은 팀의 동기부여에도 상당히 중요한 것입니다. 메일의 1순위가 경영진 메일이라면, 2순위는 팀원 메일입니다. 잊지 마십시오.
4. 포켓용 수첩과 수첩 링에 꽂을 수 있는 작은 펜을 준비하고 항상 메모하자.
수첩이 들고 다니기 크면 중요 사항을 급히 적을 때 손에 없는 경우가 많고, 그리고 수첩이 있어도 펜이 없으면 적을 수가 없죠. 메일 확인시해도, 미팅 시에도, 업무 중에도 핵심 사항으로 보이거나 떠오르는 것은 바로바로 수첩에 기재하세요. 수첩이 당신의 기억을 대신해 줄 것입니다.
5. 업무 순위를 정해라.
먼저 처리해야 할 업무 순위를 정리해야 합니다.
미국 34대 대통령 Dwight Eisenhower의 생산성(능률) 향상을 위한 순서 (우선순위)를 아래와 같이 정했습니다.
저는 일 처리 시 순서를 약간 바꿨습니다. 1)->3)->2)->4) 순으로 말입니다. 왜냐하면 Urgent 한 일은 바로 판단이 가능하지만 Important 여부는 제가 마음대로 판단할 수 없는 사항이기 때문입니다. 그래서 경영진이 바로 확인하라고 한 거나 지시한 사항은 Urgent 한 것으로 우선순위에 두어 제가 직접 처리하거나 부하직원에게 위임하여 빠르게 처리될 수 있도록 합니다. 그리고 기한이 걸리는 것은 2) 번인지 여부를 경영진에게 확인 후 경영진과 협의하여 기한을 정하고 중간중간 진행과정을 보고 하는 방식으로 합니다.
6. 업무 지시는 명확히 해라.
바쁘다 보면 업무 지시는 불명확하거나 업무 수행 방향성을 지정하지 않거나, 부하직원의 업무 역량을 벗어난 것을 지시할 때가 많습니다. 이런 지시가 정말 팀 분위기를 망치는 가장 최악의 행동 중 하나입니다. 상기 1번부터 6번까지 자신의 업무를 잘 프로세싱하면 어느 정도의 시간을 확보할 수 있습니다. 이렇게 확보된 시간 중 일부를 업무 지시를 명확히 하는데 신경 쓰세요.
업무 지시는
1) 배경
2) 목적
3) 권한과 책임의 범위 (프로젝트 주인인지 상사의 지원 역할 여부 명확히)
4) 기한
5) 내용
6) 지시자가 지원해 줄 수 있는 사항
7) 조사 방법
을 어느 정도 명확히 해주어야 합니다. 지시자도 일부 불명확한 부분이 있다면, 그 부분에 대해 추후 추가적인 설명을 해주어야 팀원도 분명하게 동기가 부여될 것입니다. 그리고 그 업무를 하게 되는 경우, 그 일의 프로젝트 매니저인지 아니면 상사의 지원 역할인지를 명확히 해야 합니다. 그렇지 않는다면 차후에 팀원은 자기 주도하에 프로젝트를 다 하였는데 팀장이 자기의 공로를 빼앗었다고 생각할 가능성이 높기 때문입니다. 그리고 자신만의 보고서 스타일이나 양식이 있다면 부하직원에게 정확히 알려주세요. 상사가 좋아하는 보고서 스타일을 먼저 알려준 후 보고서를 만드는 경우와, 알려주지 않고 만들어진 보고서에 대해 계속 수정을 요구하는 경우 부하직원의 업무의욕과 능률 차이가 엄청납니다.
7. 팀원의 공로를 명확히 해라.
그 업무가 팀원의 전문영역이고 팀원이 거의 모든 일을 다 해야 하는 것이라면 그 공로를 팀원에게 돌려주어야 합니다. 공로를 인정받은 팀원은 향후 자신이 맡은 프로젝트에 주인의식을 가지고 열심히 일할 것이며, 그렇지 못한 팀원은 소극적으로 시킨 업무만 간신히 해낼 것입니다. 팀의 동기부여 여부는 상사에게 달려 있습니다.
부하직원의 업무력을 늘리는 방법
그렇다면 부하직원의 슈퍼파워 업무력에 대해 간단히 알아보겠습니다.
1. 지시사항을 다시 확인해라.
상사의 지시가 불명확하거나 그 내용을 잘 모를 때가 있습니다. 그런데 상사가 무서워 아니면 자신이 바보처럼 비치지 않기 위해 잘 모르면서도 "예. 알겠습니다."을 말하는 경우가 있지요. 가장 최악입니다. 상사는 그럼 부하직원이 자신이 지시 사항을 잘 이해한 것으로 생각하게 됩니다. 이후 엉뚱한 보고서를 상사에게 올리면 상사는 정말 속이 탑니다. 제발 이런 우를 범하지 마세요.
지시사항이 불명확 거나 잘 모르겠다면 욕먹어도 물으세요.
1) 기한이 언제까지인지 (Urgent 여부)
2) 어떤 내용을 확인해야 하는지
3) 자신이 보고서를 만들 때 지원받아야 하는 사항들이 무엇인지
4) 보고서의 방향성
등을 상사에게 바로 확인하고 즉시 메모하세요. 일로 인정받는 첫걸음 중에 하나입니다.
2. 자신의 능력 밖이면 바로 이야기해라.
위임받은 업무가 자신의 능력 밖이면 상사에게 바로 이야기를 해야 합니다. 한다고 해놓고 나중에 그 일을 하지 못하게 되었을 때 팀이 받는 불이익이 어느 정도인지는 아무도 상상할 수가 없는 게 회사 생활입니다. 그리고 그 업무를 할 수 없게 된 이유를 바로 알아야 상사가 다른 팀원을 그 업무에 더 추가할지, 직접 지원할 사항들이 없는지를 바로바로 체크할 수 있게 됩니다. 제발 능력 밖인데도 말하지 않고 꿍하니 일을 가지고 있지 마세요.
3. 아무리 작은 부분이라도 확인하고 또 확인해라.
회사 생활을 하다 보면 정말 작은 부분이라고 생각했던 것이 엄청나게 커져서 자신의 평판에 어마무시한 영향을 끼치게 되는 경우를 한 번씩은 경험했을 것입니다. 아무리 사소한 것이라도 확인하고 또 확인하세요. 그래도 놓치는 부분들이 발생하지만, 나중에 일이 커진다고 해도 대응하실 수 있을 것입니다.
4. 상시 보고, 중간보고
어떤 프로젝트나 일을 지시받은 경우, 사소한 것이라도 진행상황을 매일 보고하세요. 상사가 매일 보고할 필요가 없다고 말한다면, 그때서야 중요사항들이 진척될 때 진행상황을 보고하세요. 아무리 작은 것이라도 보고하는 것만큼 상사의 인정을 빨리 받는 것이 없습니다. 이것은 업무의 "투명성"과 "신뢰성", "성실성"과 관계 깊기 때문에 상시 보고, 중간보고를 잘하는 사람들은 회사에서 능력을 높게 쳐 줄 수밖에 없습니다.
5. 질문하고 또 질문하세요.
궁금한 사항이 있거나 일을 어떻게 진행될지 막히거나, 방향성을 잘 모르겠거나 하면 상사에게 수시로 질문하세요. 상사가 임원 보고나 경영진 미팅에서 깨지고 왔을 때 질문을 막 하면 분위기가 안 좋아지겠지만, 질문을 자주 한다는 것 자체는 절대 자신의 능력치를 낮추는 행동이 아닙니다. 오히려 질문 덕택에 상사가 원하는 방향을 잘 파악하여 보고서를 잘 만들 수 있게 되고, 상사가 가지고 있는 업무 능력을 배울 수 있습니다. 상사 또한 질문이 많은 팀원이 능력이 떨어진다고 생각하기보다는 "저 친구 의욕이 좋은데?" 또는 "배우려는 자세가 좋아"라고 인정하게 됩니다. 질문한다고 타박을 주는 상사가 있을 수 있습니다. 그래도 모르거나 명확하지 않은 부분은 반드시 질문하세요. 상사가 당신에게 그것도 모르냐며 질책을 해도 상사의 눈을 똑바로 쳐다보며 당당하게 질문하세요. 질문하지 않고 엉뚱하게 일을 처리하는 경우가 자신의 업무능력을 의심받고 팀성과에 큰 타격을 줄 수 있습니다.
6. 일을 멋대로 진행하지 말고 보고하고 승인받은 후 진행해라.
일을 하다 보면 정말 사소하다고 생각되는 부분도 있을 것이고, 내 권한 범위 내에서 즉시 처리하는 것이 좋다고 여겨지는 것들도 있을 것입니다. 그런데 상사 입장에서는 그러한 부분들이 자기에게 알리지 않고 보고도 되지 않은 채 결정된 사항이 나중에 상사 책임으로 역으로 돌아가는 경우가 더러 있습니다. 이 부분은 정말 중요한 부분입니다. 상사에게 말하지 않고 일을 처리하지 마세요. 만일 그렇다고 하더라도 사후 보고는 반드시 하세요. 상사가 알고 있는 것과 모르고 있는 것은 큰 차이가 있습니다. 그리고 상사 모르게 일을 처리하는 것은 어찌 보면 부하직원이 상사를 배신할 수도 있다는 염려를 상사에게 심어줄 수도 있습니다.
7. 보고는 결론부터 말하고 근거는 6하 원칙을 토대로 이야기해라.
부하직원들의 보고를 듣고 있자면, 많은 내용을 정말 깔끔하게 군더더기 없이 5분 이내 보고하는 직원이 있는가 하면, 별 내용 없는 것인데도 10분을 들어도 무슨 내용인지 알 수 없는 보고를 하는 직원이 있기도 합니다.
보고가 깔끔한 직원은 아래와 같이 보고합니다.
1) 결론부터 말합니다. (저번 지시한 사항에 대해 결론은 이렇습니다. )
2) 이유와 근거도 명확히 1번, 2번, 3번으로 짧게 정리해서 말합니다.
3) 이유와 근거의 상세내용을 다음으로 이야기합니다. (이때부터가 좀 길게 이야기하는 것입니다.)
보통 명석한 상사나 경영진이라면 1번, 2번만 듣고도 OK를 이야기합니다. 시간이 정말 없기 때문에 그렇기도 하지만 이미 많은 경험이 있고, 상세내용은 보고서 내용을 추후에 확인하면 되기 때문입니다. 그들의 시간은 "금"입니다. 주절이 말하는 것을 다 듣고 있을 시간이 없습니다. 보고는 결론부터 간단, 명확히 하는 것이 필요합니다.
8. 자신의 생각과 스타일을 고집하지 마라.
업무에 대해 이야기를 하다 보면 기어코 자신의 생각과 스타일만을 고집하는 직원들이 있습니다. 자신이 전문가라고 생각해서 그러는 부분도 있다고 인정하지만, 다르게 생각하면 상사를 자신보다 능력이 떨어진다고 무시하는 것으로 상사가 받아들일 수도 있는 것입니다. 상당히 조심해야 하는 부분 중에 하나이죠. 분명 자신만의 스타일이나 신념, 생각이 중요합니다. 그러나 업무는 혼자만 하는 게 아닙니다. 특히 상사는 부하직원보다 더 많은 정보나 배경을 알고 있지만 부하직원에게 이야기할 수 없는 상황인 경우가 많이 있습니다. 부하직원은 상사보다 내부 정보량이 적은 것을 인정해야 합니다. 분명 상사가 원하는 바가 있다면 그런 사유가 있는 경우가 대부분일 것입니다. 그런 경우 상사와 부딪히지 말고 일단 상사의 방향성을 인정하고 업무를 시작하세요. 그런 다음 차근차근 질문하고 요청하면서 자신만의 스타일을 덧입히면 됩니다.
팀원들을 챙기며 일에 치이는 팀장분들이나 상사분들에게 불만이 많은 사원,대리분들애게 좋은 읽을 거리가 되었으면 하네요! 오늘도 업무하시느라 힘드셨을텐데 퇴근하시고 다 함께 맥주 한잔 어떠세요? 힘든 일들을 함께 나누고 서로가 서로를 위한다면 정말 활기찬 회사생활이 되겠죠?